NøvaCómo atender un mismo WhatsApp entre varias personas sin pisaros
El problema de compartir un WhatsApp entre varias personas no es técnico, es de orden: dos contestan lo mismo, otro cree que ya contestó alguien y el cliente se queda esperando. Esta guía explica cómo montarlo para que no pase.
Por qué el móvil compartido no funciona
- No se sabe quién lleva cada cliente.
- Los mensajes leídos parecen atendidos aunque nadie haya respondido.
- Las notas («le mandé presupuesto, llamar el jueves») se pierden en la cabeza de alguien.
- Si la persona que lleva el móvil se va de vacaciones, el WhatsApp se va con ella.
Qué necesitas
- El número conectado a la API oficial de WhatsApp. La app permite vincular algún dispositivo, pero no asignar chats ni medir nada. Lo explicamos en app o API.
- Una bandeja compartida: una pantalla con todas las conversaciones, a la que entra cada persona con su propio usuario.
- Una ficha por cliente donde quede todo: mensajes, notas, citas y documentos.
Las cinco reglas de una bandeja que funciona
1. Cada conversación tiene un responsable
Cuando entra un cliente nuevo se asigna a una persona. Puede hacerse a mano o de forma automática con un reparto justo: el cliente va a quien menos ha recibido y está trabajando hoy. Así nadie acapara y nadie se queda sin clientes.
2. Todos ven, uno contesta
El resto del equipo puede ver el chat (para cubrir una ausencia), pero sabe que no le toca. Si alguien tiene que intervenir, deja una nota o reasigna.
3. Notas internas, nunca por el chat del cliente
Las notas internas sirven para pasar contexto («quiere presupuesto para baño completo, presupuesto máximo 8.000 €») sin que el cliente lo vea.
4. Un aviso cuando alguien espera demasiado
Define un tiempo máximo sin respuesta (por ejemplo, 15 minutos en horario de oficina) y que la herramienta avise al responsable o a la administración. Recuerda que, pasadas 24 horas sin escribirte el cliente, solo podrás contactarle con una plantilla.
5. Fuera de horario, que alguien conteste
Un mensaje de ausencia claro o un asistente de IA que responda con la información de tu negocio, tome los datos y deje la conversación lista para el equipo por la mañana. Lo importante: que el asistente sepa cuándo apartarse y avisar a una persona.
Roles y permisos
| Rol | Qué hace | Qué no ve o no toca |
|---|---|---|
| Administración | Configura el número, el asistente y el equipo; ve todo | — |
| Recepción | Atiende y reparte todas las conversaciones | Configuración del número y del asistente |
| Asesor o comercial | Atiende sus clientes asignados | Los clientes de los demás (si así lo decides) |
Errores frecuentes
- Compartir un mismo usuario entre varias personas: luego no se sabe quién dijo qué.
- No cerrar las conversaciones: la bandeja se llena de chats «abiertos» que ya están resueltos.
- Mandar mensajes promocionales sin permiso del cliente: incumple la política de Meta y baja la calidad de tu número.
- Dejar al asistente de IA sin límites: debe derivar a una persona cuando no sabe algo, nunca inventar precios.
Cómo lo hace Nova
Nova conecta tu número a la API oficial de Meta y lo convierte en una bandeja para tu equipo: cada chat crea la ficha del cliente, se reparte de forma justa, se ve quién lo lleva y llegan avisos al móvil. Con el plan Solo WhatsApp (29 € al mes por número) tienes la bandeja para 3 personas; desde el plan Esencial se suman el CRM, la agenda y el asistente de IA.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas personas pueden usar el mismo número de WhatsApp?
Con la API oficial, las que permita tu herramienta: Meta no limita el número de personas que atienden desde una bandeja. En Nova depende del plan (3 en Esencial y Solo WhatsApp, 10 en Profesional y 50 en Empresa).
¿El cliente ve quién le contesta?
Ve el nombre del negocio, no el de cada persona. Si quieres que sepa con quién habla, preséntate en el primer mensaje.
¿Se puede repartir los chats automáticamente?
Sí. Un reparto justo asigna cada cliente nuevo a la persona que menos ha recibido entre las que trabajan ese día.
Fuentes
Información revisada el 21 de octubre de 2026. Los precios y las normas de terceros cambian: comprueba siempre la fuente oficial.